Doanh nghiệp là pháp nhân được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật và con dấu của doanh nghiệp là đại diện pháp lý của doanh nghiệp đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì vậy, sau khi thành lập, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành thủ tục làm con dấu để đi vào hoạt động. Con dấu của doanh nghiệp thường xuất hiện trên các giấy tờ, chứng từ giao dịch hoặc một số giấy tờ pháp lý khác. Con dấu của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, vì vậy trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần phải nắm được những quy định của pháp luật về việc sử dụng và quản lý con dấu để tránh những rủi ro pháp lý khi con dấu bị hỏng, thất lạc hoặc giả mạo.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp. Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Đây được xem là một quy định hoàn toàn mới giúp cho doanh nghiệp được quyền chủ động trong việc sử dụng con dấu. Nếu như trước đây con dấu của doanh nghiệp sẽ do cơ quan công an cấp theo mẫu chung do luật định còn theo quy định mới doanh nghiệp được tự do trong việc lựa chọn số lượng và hình thức con dấu.
Khi tiến hành làm con dấu thì doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
- Mẫu con dấu doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình vuông hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Dù thể hiện dưới hình thức nào thì con dấu đều có giá trị pháp lý như nhau.
- Ngoài ra, đối với nội dung con dấu phải có mã số doanh nghiệp được cấp trên giấy đăng ký kinh doanh và tên doanh nghiệp bao gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định trên, pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu. Tranh chấp giữa doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có liên quan về từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh sử dụng trong nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp được giải quyết tại Tòa án hoặc trọng tài. Doanh nghiệp phải chấm dứt việc sử dụng con dấu có từ ngữ, ký hiệu hoặc hình ảnh vi phạm quy định trên và chịu trách nhiệm bồi thường các thiệt hại phát sinh theo quyết định có hiệu lực thi hành của Tòa án hoặc trọng tài.
Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần phải lưu ý những vấn đề sau:
- Đối với các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015:
Tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho Doanh nghiệp và không phải thực hiện Thông báo Mẫu con dấu cho Cơ quan ĐKKD. Trường hợp Doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì phải thực hiện thủ tục Thông báo Mẫu con dấu theo quy định của luật về ĐKDN.
Trường hợp Doanh nghiệp làm con dấu mới thì phải nộp lại con dấu và Giấy CN ĐK Mẫu dấu cho Cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy CN ĐK Mẫu dấu. Cơ quan Công an sẽ cấp Giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của Doanh nghiệp.
Trường hợp Doanh nghiệp bị mất con dấu, mất Giấy CN ĐK Mẫu dấu thì Doanh nghiệp được làm lại con dấu mới. Đồng thời Thông báo việc mất con dấu, mất Giấy CN ĐK Mẫu dấu cho Cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy CN ĐK Mẫu dấu.
- Đối với doanh nghiệp được thành lập sau ngày 01 tháng 07 năm 2015:
Doanh nghiệp có trách nhiệm Thông báo Mẫu con dấu với Cơ quan ĐKKD nơi Doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin Quốc gia về ĐKDN trong các trường hợp sau đây:
- Làm con dấu lần đầu sau khi ĐKDN.
- Thay đổi về số lượng, nội dung, hình thức Mẫu con dấu của Doanh nghiệp và mầu mực của con dấu Doanh nghiệp.
- Hủy mẫu con dấu.
- Trình tự, thủ tục và hồ sơ Thông báo mẫu con dấu thực hiện theo quy định về ĐKDN
Trên đây là những vấn đề pháp lý liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu mà doanh nghiệp cần phải biết đến. Mọi vấn đề liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Cổ phần The Spaces để được tư vấn hỗ trợ.
CÔNG TY CỔ PHẦN THE SPACES
Văn phòng tại Hà Nội: Phòng A8, tầng 29, Tòa Đông, Lotte center Hà Nội, 54 Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng tại Hồ Chí Minh: Tầng 72, Vincom Landmark 81, số 208 đường Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
Điện thoại: 086.6013636
Email: contact@thespaces.vn
